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GF-Notfallplan: was in den Ordner gehört, bevor du ausfällst
Du liegst im Krankenhaus, und in der Firma kann niemand eine Überweisung freigeben. Nicht weil keiner will, sondern weil niemand die Zugänge, die Vollmachten und die Verträge kennt. Das lässt sich mit zwei bis drei Tagen Arbeit ändern.
Kurz gesagt
- Der Test für deinen Notfallplan: Findet dein Stellvertreter in 30 Minuten den Ordner, das Master-Passwort und die wichtigsten Verträge, und weiß er, wen er zuerst anruft?
- Der Ordner hat acht Abschnitte, von den Vollmachten bis zum Kommunikationsplan. Einmal zwei bis drei Tage Arbeit, danach eine Stunde pro Quartal.
- Vorsorgevollmacht, Testament und Gesellschaftsvertrag gehören zum Notar oder Anwalt. Den Rest, und das ist der größere Teil, schaffst du selbst.
Was in den ersten Tagen ohne dich passiert
In den meisten inhabergeführten GmbHs weiß eine Person alles: Bankzugänge, Vertragspartner, Schlüsselkunden, Passwörter, offene Baustellen. Fällt sie aus, kann niemand Zahlungen freigeben oder Verträge unterschreiben, und niemand kommt in die kritischen Systeme. Draußen hören Kunden und Lieferanten, dass der Chef krank ist, und halten Bestellungen oder Zahlungen zurück. Drinnen weiß keiner, wer entscheidet, und die Schlüsselleute, die du jetzt am meisten brauchst, schauen sich als Erste um.
Wie schwer das wiegt, hängt davon ab, welcher Ausfall eintritt. Die vier Fälle unterscheiden sich vor allem darin, ob du noch entscheiden kannst.
| Fall | Typische Dauer | Was ohne Vorbereitung fehlt |
|---|---|---|
| Krankenhaus, du bist ansprechbar | 1 bis 4 Wochen | Eine Vertretung mit Vollmachten. Ohne sie läuft alles schleppend über dein Krankenbett. |
| Schwerer Unfall oder Erkrankung | 1 bis 6 Monate | Die Vorsorgevollmacht. Ohne sie muss ein Gericht einen Betreuer bestellen, das dauert Wochen bis Monate. |
| Tod | dauerhaft | Testament und Nachfolgeklauseln im Gesellschaftsvertrag. Sonst entscheidet die gesetzliche Erbfolge, wer Gesellschafter wird. |
| Burnout, Erschöpfung | oft 3 bis 12 Monate | Eine klare Übergabe. Du bist da, aber nicht arbeitsfähig, und die Vertretung greift schwer. |
Wie viel ein Stillstand kostet, kannst du selbst ausrechnen. Ein Rechenbeispiel aus dem Buch, keine Einzelfallzahl:
6 Mio. € Umsatz geteilt durch 220 Arbeitstage sind rund 27.000 € Umsatz am Tag. Bei 35 % Rohertrag fehlen 9.500 € Marge, dazu laufen rund 9.000 € Fixkosten weiter. Ein Tag voller Stillstand kostet damit etwa 18.500 €, eine Woche rund 130.000 €, Folgeschäden nicht eingerechnet.
Der Notfallordner in acht Abschnitten
Ein Ordner, physisch und digital, an einem Ort, den deine Vertrauensperson kennt. Passwörter stehen nicht im Ordner, sondern in einem Passwort-Manager. Im Ordner steht nur, wie man hineinkommt, und das Master-Passwort liegt versiegelt beim Notar oder im Banktresor.
| Abschnitt | Was hineingehört |
|---|---|
| 1 Personen und Vollmachten | Schlüsselpersonen mit Kontaktdaten, Übersicht aller Vollmachten und Prokuren, Kopien der Vorsorge- und Generalvollmacht |
| 2 Bank und Liquidität | Alle Konten der GmbH, Ansprechpartner bei den Banken, wo der aktuelle Liquiditätsplan liegt, Kredite, Sicherheiten, Bürgschaften |
| 3 Verträge | Die zehn wichtigsten Kunden- und Lieferantenverträge, Miete, Leasing, Versicherungen mit Policennummer, dein eigener Anstellungsvertrag |
| 4 Zugänge | Zugang zum Passwort-Manager, Liste der kritischen Systeme wie Banking, ERP, Mail, Domain, DATEV, dazu Schlüssel und Tresor |
| 5 Gesellschaftsrecht | Handelsregisterauszug, Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste, Beschlüsse der letzten Jahre |
| 6 Familie und Privates | Kopie des Testaments, Eheverträge, private Versicherungen |
| 7 Geschäftsbetrieb | Stand der großen Aufträge und Projekte, laufende Konflikte, Termine der nächsten vier Wochen mit Erklärung |
| 8 Kommunikationsplan | Wer wem in welcher Reihenfolge was sagt, mit fertigen Textvorlagen |
Ein Punkt wird oft übersehen: Der Ausfall muss nicht dein Körper sein. Wenn ein Verschlüsselungstrojaner den Server lahmlegt, ist die Kontaktliste auf dem Server wertlos. Notfallnummern von IT-Dienstleister, Versicherung und Anwalt gehören deshalb ausgedruckt in den Ordner, eine Kopie zu Hause, eine im Tresor der Firma.
Vollmachten: wer was darf
Drei Arten von Vollmachten decken drei verschiedene Lagen ab. Die Vorsorgevollmacht greift, wenn du selbst nicht mehr entscheiden kannst, und legt fest, wer für dich handelt und in welchen Grenzen. Lass sie notariell beurkunden, denn eine rein schriftliche Fassung akzeptieren Banken und Behörden nur begrenzt. Die Generalvollmacht ist mächtiger und riskanter; sie ist selten der erste Schritt.
Bankvollmachten laufen pro Bank und pro Konto, meist auf dem Formular der Bank. Sie erlöschen in der Regel mit dem Tod, eine Vollmacht über den Tod hinaus ist ein eigener Fall. Für das laufende Geschäft braucht dein Stellvertreter im Unternehmen eine Prokura, der Steuerberater eine begrenzte Vollmacht für das Finanzamt.
Zwei Fehler kommen immer wieder vor. Der erste: alles auf den Ehepartner ausrichten. Für Privates ist er oft die richtige Person, für die Firma selten, weil Sachkenntnis fehlt und die Lage emotional ohnehin kaum zu tragen ist. Der zweite: Vollmachten in der Schublade. Das Original liegt beim Notar, die Kopie im Ordner, und der Bevollmächtigte weiß, dass er eine hat.
Stellvertreter: wer übernimmt in Woche eins
Ein Stellvertreter im Unternehmen ist im akuten Fall die beste Lösung. Er kennt Mitarbeiter, Kunden und Zahlen und ist ab der ersten Stunde handlungsfähig. Der Aufbau dauert Jahre, und er scheitert selten am Kandidaten, sondern am Inhaber, der nicht loslässt. Wer im Notfall zum ersten Mal allein eine wichtige Entscheidung trifft, trifft sie zu spät. Er muss schon im Tagesgeschäft entscheiden dürfen.
Für einen längeren Ausfall ab etwa drei Monaten kommt ein Interim-Manager dazu. Er ist teuer und braucht Tage bis Wochen, bis er wirklich greift. Damit er schneller ankommt, liegt im Ordner ein zweiseitiges Briefing: Geschäftsmodell, Schlüsselkunden, Schlüsselmitarbeiter, aktuelle Konflikte, Lage bei der Bank. Dazu der Kontakt eines Vermittlers, den du vorher ausgesucht hast.
Testament und Nachfolgeregelung sind übrigens zwei verschiedene Dokumente. Das Testament regelt, wer deine Anteile erbt. Was mit den Anteilen passiert und wer die Geschäftsführung übernimmt, entscheidet der Gesellschaftsvertrag. Ohne Nachfolgeklauseln werden Erben Gesellschafter, ob sie wollen oder nicht. Beides gehört zum Notar.
Die ersten 24 Stunden
Im Akutfall formuliert niemand gute Texte. Schweigen erzeugt Gerüchte, und Gerüchte kosten Aufträge. Deshalb liegt der Ablauf fertig im Ordner.
| Wann | Wer wird informiert |
|---|---|
| Stunde 0 bis 2 | Familie, Stellvertreter im Unternehmen, Steuerberater und Hausanwalt mit einem kurzen Anruf |
| Stunde 2 bis 8 | Firmenkundenberater der Banken, Mitarbeiter durch den Stellvertreter, vorsorglich der D&O-Vermittler |
| Stunde 8 bis 24 | Die wichtigsten fünf bis zehn Kunden, Schlüssellieferanten, Versicherungsmakler |
| Tag 2 bis 7 | Klärung mit Stellvertreter, Anwalt und Steuerberater, bei längerem Ausfall Interim-Lösung prüfen |
Jede Nachricht beantwortet vier Dinge: was passiert ist, sachlich und ohne Spekulation. Wer jetzt entscheidet, mit Namen und Kontakt. Dass der Betrieb weiterläuft. Und was der Empfänger tun soll, meistens weitermachen wie bisher mit neuem Ansprechpartner.
In vier Wochen zum Ordner, dann jährlich üben
In Woche eins legst du den Ordner an, schreibst die Personenliste und sagst zwei, drei Menschen, wo er liegt. In Woche zwei folgen der Notartermin für die Vorsorgevollmacht, die Prüfung der Bankvollmachten Konto für Konto und der Passwort-Manager. Woche drei gehört den Verträgen und dem Stellvertreter; gibt es keinen, schreibst du einen Aufbauplan. In Woche vier kommen Testament und Nachfolge auf den Notartermin, die Kommunikationsvorlagen werden geschrieben, und die erste Übung steht im Kalender.
Die Übung ist ein halber Tag im Jahr mit deinem Stellvertreter. Du bist seit gestern nicht erreichbar: Was tut er heute? Welche Entscheidungen stehen in den nächsten sieben Tagen an, welche Konten und Zugänge fehlen ihm, wen ruft er zuerst an? Das Ergebnis ist eine Lückenliste, und die schließt du bis zur nächsten Übung.
Der Ausfall des Inhabers ist eines von zehn Risiken, die in fast jeder inhabergeführten GmbH auftauchen, neben Klumpenkunde, IT und Liquidität. Die Schlüsselperson gehört deshalb als eigene Zeile in dein Risiko-Register, das du einmal im Quartal in 60 Minuten durchgehst.
Wenn dein Stellvertreter den Ordner nicht innerhalb von 30 Minuten findet, das Master-Passwort nicht hat und nicht weiß, wen er zuerst anruft, bist du nicht vorbereitet. Das änderst du diesen Monat, nicht nächstes Jahr.
Die Grenze dieses Plans: Er ersetzt weder den Notar noch den Anwalt, und er ersetzt nicht das Loslassen. Ein Ordner, den nie jemand geöffnet hat, und ein Stellvertreter, der nie entscheiden durfte, sind auf dem Papier eine Absicherung und im Ernstfall keine.
Ausführlicher in meinem Buch „Der Inhaber-Geschäftsführer“, Kapitel 18 „Die GF-Notfallsicherung“, dazu Kapitel 13 „Risiko-Inventur. Die Risiken jedes inhabergeführten Unternehmens“ und Kapitel 16 „Operationelles Risiko. IT, Cyber, Daten, Prozesse“. Zum Buch
Wie füllst du den Notfallordner, ohne jede Vorlage selbst zu bauen?
Die GF-Notfallsicherung enthält ausgearbeitete, kostenpflichtige Vorlagen für die acht Krisenfelder aus dem Buch, vom Liquiditätsplan bis zum Kommunikationsplan. Notar und Anwalt ersetzt sie nicht.