Ein Inhaber-Geschäftsführer wird im Sparring gefragt: „Stell dir vor, du fällst morgen aus. Wer hat Zugriff auf das Bankkonto?" Schweigen. „Wer kann die Verträge mit deinen drei größten Kunden weiterführen?" Schulterzucken. „Wer weiß, welche Software-Lizenzen am 1. Juli ablaufen und neu eingekauft werden müssen?" Lachen — peinlich berührt.
Das ist nicht die Ausnahme. Das ist der Regelfall bei inhabergeführten Unternehmen zwischen 500 k und 10 Mio Umsatz. Die Firma hängt am Inhaber-GF. Fällt er aus — Krankheit, Unfall, Familienkrise — kollabiert die Firma in zwei Wochen. Nicht weil die Geschäftsidee schlecht ist. Sondern weil niemand außer dem GF weiß, wie der Laden eigentlich läuft.
- Ein GF-Notfallplan ist keine Bürokratie. Er ist gelebte Sorgfaltspflicht nach §43 GmbHG — und die Versicherung, dass die Firma einen Monat ohne dich übersteht.
- Acht Module decken alle kritischen Felder ab: Liquidität, Recht, Personal, IT, Betriebsunterbrechung, Reputation, Versicherungen, GF-Ausfall.
- Der „Wenn-ich-ausfalle"-Brief ist der wichtigste Einzel-Baustein. 60 Minuten Aufwand, riesiger Effekt.
- Selber bauen geht. 80 % der Arbeit ohne Anwalt. Für Modul 2 (Recht) und Modul 7 (Versicherungen) einmal extern drüberschauen.
- Tool zum Prüfen: GF-Risiko-Check mit 10 Fragen, Ampel pro Modul, sofort im Browser.
Warum jeder Inhaber-GF einen Notfallplan braucht
§43 Abs. 1 GmbHG verlangt vom Geschäftsführer die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes. Was das im Detail heißt, ist Auslegungssache — aber eines ist Konsens in der einschlägigen Rechtsprechung: vorhersehbare Risiken müssen abgesichert sein. Ein plötzlicher Ausfall des GF ist nicht unvorhersehbar. Er ist statistisch sicher — die Frage ist nur, wann.
Wer keinen Notfallplan hat, kann im Ernstfall mit zwei Problemen rechnen: Erstens, die Firma erleidet vermeidbare Schäden (Liquiditätsengpässe, abspringende Kunden, ungenutzte Versicherungen). Zweitens, die Erben oder ein Insolvenzverwalter können Schadensersatzansprüche gegen den Nachlass stellen, wenn die Schäden bei besserer Vorsorge vermeidbar gewesen wären. Das ist die D&O-Konstellation, die selten besprochen wird, aber regelmäßig vorkommt.
Der Notfallplan ist nicht für den GF da. Er ist für die, die nach ihm kommen.
Der Plan ersetzt keine Versicherung — aber er macht aus einer existenzbedrohenden Krise einen handhabbaren Zwischenfall. Vier Wochen ohne GF lassen sich überstehen, wenn die Vorbereitung steht. Ohne Vorbereitung sind vier Wochen Ausfall das Aus.
Die acht Module eines belastbaren Notfallplans
Aus der Praxis kristallisieren sich acht Felder heraus, die jeder Plan abdecken muss. Wer eines auslässt, hat im Ernstfall genau dort die Lücke. Die Module sind nicht gleich kritisch — Modul 8 ist das wichtigste, Modul 6 das oft vernachlässigte.
| Modul | Bereich | Kern-Frage |
|---|---|---|
| 01 | Liquidität & Finanzen | Wer hat Zugriff aufs Konto, wer kennt die offenen Forderungen? |
| 02 | Recht & Haftung | §15a InsO-Fristen, D&O-Deckung, StaRUG-Schwellen — wer weiß sie? |
| 03 | Personal & Führung | Wer übernimmt welche Schlüsselrolle, wenn der GF ausfällt? |
| 04 | IT & Cyber | Wer hat Admin-Rechte, wo liegen die Backups, gibt es ein BSI-Notfallprotokoll? |
| 05 | Betriebsunterbrechung | Welche Prozesse sind kritisch, gibt es Lieferanten-Plan-B? |
| 06 | Reputation & Kommunikation | Wer spricht mit Kunden, Bank, Presse? Templates da? |
| 07 | Versicherungen & Vorsorge | D&O, Cyber, BU — Deckungen aktuell, Prämien gezahlt? |
| 08 | GF-Ausfall | „Wenn-ich-ausfalle"-Brief, Vollmachten notariell, Stellvertreter eingearbeitet? |
Vorlage: Was in jedem Modul drinstehen muss
Jedes Modul ist in 60-90 Minuten umsetzbar, wenn die Struktur klar ist. Ein Modul pro Tag, eine Arbeitswoche, fertig. Hier die Pflicht-Inhalte pro Modul:
Modul 1 — Liquidität & Finanzen
Liste aller Geschäftskonten mit Kontonummer und Online-Banking-Zugang (verschlüsselt). Vollmachten für mindestens eine zweite Person eingerichtet. Aktueller 13-Wochen-Liquiditätsplan mit Ablageort. Liste der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten mit Ansprechpartner. Steuernummer, Bankberater-Kontakte, Kreditverträge.
Modul 2 — Recht & Haftung
Übersicht der relevanten Fristen: §15a InsO-Antragspflicht (drei Wochen ab Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung), StaRUG-Schwellen für Restrukturierung, Geschäftsführer-Anstellungsvertrag mit Kündigungs- und Vergütungs-Regelung. D&O-Police mit Versicherungssumme und Selbstbehalt. Hier am besten einmal mit Anwalt drüberschauen — die Fristen sind hart.
Modul 3 — Personal & Führung
Schlüsselpersonen-Matrix: Wer macht was, wer kann was vertreten, wo liegen die Single Points of Failure? Vertretungsregelung schriftlich, mit Briefing-Dokumenten pro Schlüsselrolle. Lohn-Abrechnungs-Zugang dokumentiert (Datev, Steuerberater).
Modul 4 — IT & Cyber
Admin-Zugänge dokumentiert, mit mindestens zwei Personen, die Vollzugriff haben. Backup-System mit Recovery-Test (jährlich). Notfall-Plan für Ransomware-Befall nach BSI-Empfehlung. Liste aller geschäftskritischen Software-Lizenzen mit Verlängerungs-Daten.
Modul 5 — Betriebsunterbrechung
Business Impact Analyse (BIA): Welche Prozesse müssen in welcher Zeit wieder laufen, damit der Betrieb nicht kippt? Für die kritischen Prozesse ein Lieferanten-Plan-B mit Kontakten und Reaktionszeiten.
Modul 6 — Reputation & Kommunikation
Stakeholder-Liste mit Priorität: Kunden, Bank, Mitarbeiter, Presse, Behörden. Vorformulierte Statements für die häufigsten Krisenszenarien (Insolvenz-Antrag, IT-Vorfall, GF-Ausfall). Wer darf wann mit wem reden — und wer auf keinen Fall.
Modul 7 — Versicherungen & Vorsorge
Übersicht aller Geschäftsversicherungen mit Deckungssumme, Selbstbehalt, Prämie, Verlängerung. Speziell: D&O (Versicherungssumme passt zur Bilanzsumme?), Cyber (deckt die typischen Schäden?), Betriebsunterbrechung (Karenzzeit, Tagessatz). Audit am besten mit unabhängigem Makler, einmal pro Jahr.
Modul 8 — GF-Ausfall
Der wichtigste Baustein. „Wenn-ich-ausfalle"-Brief (Details unten). Generalvollmacht oder Prokura für mindestens eine zweite Person, notariell. Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung — auch wenn das persönlich klingt, hängt im Ernstfall die Firma daran. Stellvertreter-GF benannt und eingearbeitet, nicht nur „auf dem Papier".
10 Fragen, sofort eine Ampel pro Modul
Der GF-Risiko-Check fragt 10 konkrete Sachen ab und zeigt dir live, welche Module bei dir grün, gelb oder rot sind. 5 Minuten, anonym, im Browser. Excel-Vorlage optional per Mail.
Risiko-Check öffnen →Der „Wenn-ich-ausfalle"-Brief — das wichtigste Einzelstück
Wenn du nur eine Sache aus diesem Artikel umsetzt: Schreib heute den Brief. Eine A4-Seite, handschriftlich oder gedruckt. Er gehört in den Tresor oder Bankschließfach — nicht ins Mail-Postfach. Eine Vertrauensperson (Ehepartner, Stellvertreter, Steuerberater) weiß, wo er liegt.
Inhalt:
- Bank-Zugänge: Welche Konten, welche Banken, wer hat Vollmacht, Notfall-Telefonnummer der Bank.
- Software-Logins: Welche Systeme sind geschäftskritisch (ERP, CRM, Mail, Steuer-Software), wer hat zweiten Admin-Zugang. Passwort-Manager mit Notfall-Zugriff.
- Schlüsselkunden: Top-5 Kunden mit direktem Ansprechpartner und Vereinbarung, wer im Ernstfall die Kommunikation übernimmt.
- Laufende Verträge: Welche Verträge laufen, mit welchen Kündigungsfristen — speziell Miete, Leasing, große Lieferanten.
- Persönliche Verfügungen: Wo liegen Vorsorgevollmacht und Testament. Wer ist Ansprechpartner für die Familie.
- Erste 72 Stunden: Was muss in den ersten drei Tagen passieren? Wer informiert wen?
Der Brief ersetzt keine Vollmachten — aber er ist die Bedienungsanleitung der Firma. Mit ihm überlebt der Laden vier Wochen. Ohne ihn nicht.
Selber bauen oder Vorlage nutzen?
80 % der Arbeit kannst du selbst machen, wenn du eine Struktur hast. Die kritischen 20 % — D&O-Deckung, §15a InsO-Fristen, Versicherungs-Audit — gehören in qualifizierte Hände. Ein Anwaltsbrief von zwei Stunden Dauer reicht für die rechtlichen Felder. Ein Versicherungsmakler braucht einen halben Tag für den Audit.
Reihenfolge:
- Heute: Risiko-Check machen — 10 Fragen, 5 Minuten. Du weißt sofort, welche Module bei dir rot sind.
- Diese Woche: „Wenn-ich-ausfalle"-Brief schreiben. 60 Minuten, in den Tresor.
- Nächste Woche: Ein rotes Modul pro Tag. Reihenfolge: Modul 8 → 1 → 2 → 4 → 3 → 5 → 7 → 6.
- Dann: Mit Anwalt 1 Stunde, mit Versicherungsmakler 4 Stunden. Beides einmalig.
- Jährlich: 60 Minuten Update, fest im Januar-Kalender.
Test-Routine: Einmal pro Jahr durchspielen
Ein Plan, der nie getestet wird, ist eine Hoffnung. Ein Plan, der einmal pro Jahr durchgespielt wird, ist ein Asset. Die einfachste Test-Routine: eine Woche pro Jahr „ohne GF". Du gehst in den Urlaub, schaltest das Telefon aus, kommunizierst null. Was läuft trotzdem? Was bleibt liegen? Was kommt zurück mit Schaden?
Das ist nicht akademisch. Das ist der ehrlichste Test. Was eine Woche ohne dich nicht überlebt, überlebt auch keinen Krankenhausaufenthalt. Und das ist die Lücke, die der Notfallplan im nächsten Jahr schließen muss.
Fazit
Ein GF-Notfallplan ist die billigste Versicherung, die ein Inhaber-Geschäftsführer abschließen kann. Sie kostet nichts außer einer Arbeitswoche. Sie verhindert keine Krise, aber sie macht aus einer existenzbedrohenden Krise einen handhabbaren Zwischenfall. Und sie ist der einzige Weg, in dem das, was du in 10, 20 oder 30 Jahren aufgebaut hast, auch dann noch besteht, wenn du selbst eine Zeit lang nicht da bist.
Bau ihn klein. Bau ihn unvollständig. Pflege ihn jährlich. Nach drei Jahren ist er kein Plan mehr — er ist gelebte Routine. Und genau das ist, was Sorgfaltspflicht in der Praxis bedeutet.