13-Wochen-Liquiditätsplan: Vorlage, Anleitung

Kurz gesagt

Der Plan hat vier Blöcke: Anfangsbestand, Einzahlungen nach Wahrscheinlichkeit, Auszahlungen nach Termin, Endbestand je Woche. Eine Tabelle mit 13 Wochenspalten reicht.
Er lebt von der Montagsroutine: etwa 30 Minuten, jede Woche, eine Woche fällt vorn heraus und hinten kommt eine dazu.
Er ist ein Steuerungswerkzeug für die Zeit vor der Krise. Wenn eine Zahlungsunfähigkeit möglich wird, ersetzt er keine taggenaue Prüfung mit Fachleuten.

Warum 13 Wochen und nicht vier oder 26

Vier Wochen sind zu kurz. Die großen Brocken, die ein Konto kippen lassen, kommen quartalsweise oder einmal im Jahr: Steuervorauszahlungen, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Versicherungsprämien, eine größere Anschaffung. In einem Monatsfenster tauchen sie erst auf, wenn sie schon da sind.

26 Wochen sind zu lang, um ehrlich zu planen. Welche Aufträge in Woche 22 hereinkommen und welcher Kunde in Woche 18 langsamer zahlt, weißt du heute nicht. Die hinteren Wochen füllen sich dann mit Wunschzahlen.

13 Wochen sind ein Quartal. Jeder vierteljährliche Termin liegt einmal im Fenster, und bis Woche 13 kennst du die großen Aufträge, die zuverlässigen und die langsamen Zahler. Banken und Sanierer arbeiten mit genau diesem Horizont. Wer ihn für die eigene Steuerung nutzt, spricht im Bankgespräch schon dieselbe Sprache.

Der Aufbau in vier Blöcken

Die Vorlage ist eine Tabelle: links die Positionen, rechts 13 Spalten für die Kalenderwochen, oben Wochennummer und Montagsdatum. Mehr Struktur braucht es nicht.

Block 1, Anfangsbestand. Der Saldo aller Geschäftskonten am Montagmorgen, eine Zahl. Daneben notierst du den frei verfügbaren Kontokorrent, also Limit minus aktuelle Inanspruchnahme. Das ist deine Reserve, keine Einnahme.

Block 2, Einzahlungen nach Wahrscheinlichkeit. Hier entscheidet sich, ob der Plan etwas taugt. Trag ein, was realistisch kommt, und sortiere nach Sicherheit:

Kategorie	Was dazugehört	So planst du
A: sicher	Rechnung gestellt, fällig in den nächsten 13 Wochen, Kunde zahlt verlässlich	voll, zum realistischen Zahlungstag
B: wahrscheinlich	Auftrag in Arbeit, Rechnung geht absehbar raus	mit etwa 80 Prozent
C: möglich	Angebot draußen, noch nicht beauftragt	weglassen oder höchstens 50 Prozent

Dazu kommen Sondereingänge mit bekanntem Datum, etwa eine Steuererstattung aus einem Bescheid oder eine Versicherungsleistung.

Block 3, Auszahlungen nach Termin. Die meisten Positionen kennst du, die Termine werden gern vergessen. Diese Liste gehört in jede Vorlage:

Position	Typischer Termin
Löhne und Gehälter	zum 25. oder zum Monatsende, je nach Vertrag
Sozialversicherung	drittletzter Bankarbeitstag des Monats
Lohnsteuer	10. des Folgemonats
Umsatzsteuer-Voranmeldung	10. des Folgemonats, mit Dauerfristverlängerung einen Monat später
Körperschaftsteuer-Vorauszahlung	10. März, 10. Juni, 10. September, 10. Dezember
Gewerbesteuer-Vorauszahlung	15. Februar, 15. Mai, 15. August, 15. November
Tilgung, Leasing, Miete	laut Vertrag, meist Monatsanfang oder Monatsende
Versicherungen, Urlaubs- und Weihnachtsgeld	laut Vertrag, oft jährlich oder halbjährlich

Lieferanten planst du aus der Liste der offenen Posten nach Fälligkeit, nicht nach Wunschtermin. Wer Skonto zieht, plant entsprechend früher. Am Ende steht eine Sammelzeile für das, was jeden Monat an Kleinkram abfließt. Sie ist bei genauerem Hinsehen fast immer größer als gedacht.

Block 4, Endbestand. Anfangsbestand plus Einzahlungen minus Auszahlungen. Der Endbestand von Woche 1 ist der Anfangsbestand von Woche 2, und so weiter über alle 13 Wochen. In dieser Zeile siehst du, welche Woche kippt, wo der tiefste Punkt liegt und wie viel Kontokorrent dann noch übrig ist.

Ein Beispielausschnitt

Ein Rechenbeispiel, vier von 13 Wochen, mit erfundenen Kunden A bis D. Die Firma hat einen Lohnblock von rund 205.000 € im Monat.

Position	Woche 1	Woche 2	Woche 3	Woche 4
Anfangsbestand	142.000	126.000	236.000	85.000
Kunde A (sicher)	45.000
Kunde B (sicher)		88.000
Kunde C (sicher)		32.000		60.000
Auftrag D (wahrscheinlich, 80 % von 87.500)			70.000
Sonstige Eingänge	8.000	5.000	6.000	4.000
Summe Einzahlungen	53.000	125.000	76.000	64.000
Löhne			145.000
Sozialversicherung			60.000
Lohnsteuer Vormonat	22.000
Lieferanten	38.000	7.000	12.000	18.000
Miete, Tilgung				12.700
Steuervorauszahlung				28.000
Sonstiges	9.000	8.000	10.000	9.000
Summe Auszahlungen	69.000	15.000	227.000	67.700
Endbestand	126.000	236.000	85.000	81.300

Woche 2 sieht komfortabel aus, 236.000 € auf dem Konto. Genau dieser Stand verführt zu einer Anschaffung oder einer frühen Lieferantenzahlung. Woche 3 bringt Löhne und Sozialversicherung zusammen, und der Bestand fällt auf 85.000 €.

Jetzt der Test: Rutscht Auftrag D um zwei Wochen nach hinten, endet Woche 3 bei 15.000 € und Woche 4 bei 11.300 €. Das siehst du heute, drei Wochen vorher. Heute kannst du beim Kunden D nachfassen, eine Lieferantenzahlung abgestimmt um eine Woche schieben oder die Anschaffung verschieben. In Woche 3 selbst bleibt dir davon nur noch wenig.

Der Saldo zeigt dir, wo du warst. Der 13-Wochen-Plan zeigt dir, wo du sein wirst.

Die Montagsroutine: 30 Minuten

Der Plan funktioniert nur rollierend. Leg dir einen festen Termin am Montagmorgen, bevor das Tagesgeschäft losgeht:

Kontostände abrufen und als Ist in die aktuelle Woche eintragen.
Die abgelaufene Woche mit dem Plan vergleichen: Welcher Eingang kam nicht, welche Zahlung war höher, und warum?
Die neue Woche 13 befüllen: erwartete Rechnungen, bekannte Termine.
Neue Lieferantenrechnungen und Sondereffekte in die Auszahlungen übernehmen.
Den Endbestand prüfen. Kippt eine Woche, beginnt die Arbeit an dieser Woche heute.

Die Tabelle kann die Buchhaltung pflegen. Die Annahmen kommen von dir: welcher Kunde wann zahlt, welcher Auftrag wirklich kommt, was verhandelt ist. Diese Verantwortung lässt sich nicht delegieren, auch nicht an den Steuerberater, der deinen Auftragsbestand nicht kennt.

Die ersten Wochen liegen daneben, das gehört dazu. Im Buch beschreibe ich den typischen Verlauf: anfangs rund 30 Prozent Abweichung zwischen Plan und Ist, nach drei Monaten eher 10 bis 15 Prozent. Der eigentliche Gewinn ist, dass du danach deine Zahlungsmuster kennst und Engpässe Wochen früher erkennst.

Die Fehler, die den Plan wertlos machen

Zahlungstermin laut Rechnung. Der häufigste Fehler steckt in Block 2. Eingetragen wird das vereinbarte Zahlungsziel, nicht der Tag, an dem der Kunde erfahrungsgemäß zahlt. Zahlt ein Kunde regelmäßig zwei Wochen zu spät, ist der Plan bei ihm dauerhaft zwei Wochen zu optimistisch. Leg pro Kunde oder Kundengruppe fest, wie viele Tage du auf das Zahlungsziel aufschlägst, und korrigiere den Wert mit jedem Plan-Ist-Vergleich.

Termine fehlen. Löhne, Miete und Lieferanten stehen fast immer drin. Es fehlen die Steuervorauszahlungen, die Umsatzsteuer, die Jahresprämie und das Weihnachtsgeld, also genau die Posten, die ein Konto kippen lassen. Die Terminliste oben gehört als feste Zeilen in die Vorlage.

Zu fein. Wer 60 Lieferanten in 60 Zeilen führt, pflegt den Plan zwei Wochen lang und gibt dann auf. Sammelzeilen reichen. Einzeln geführt wird nur, was einen spürbaren Teil der Wochensumme ausmacht.

Kein Handeln. Der Plan zeigt, dass Woche 7 kippt, und dann passiert nichts. Führ rechts neben dem Plan eine Spalte für die nächste Maßnahme: wer ruft welchen Kunden an, welche Zahlung wird mit wem neu vereinbart, welche Investition wartet. Drei Stichworte reichen.

Wo der Plan an seine Grenze kommt

Der 13-Wochen-Plan warnt früh, wenn du auf die richtigen Signale achtest. Dazu gehören ein Kontokorrent, das dauerhaft zu 80 Prozent oder mehr ausgeschöpft ist, Skonti, die du nicht mehr ziehen kannst, Lieferanten, die auf Vorkasse umstellen, und eine Bank, die von sich aus nach Zahlen fragt. Kommen mehrere davon zusammen, ist das keine Schwächephase mehr.

Geht eine Woche trotz eigener Maßnahmen unter null, sprichst du mit deiner Bank, möglichst vier bis sechs Wochen vorher und mit dem Plan in der Hand. Wie du dich darauf vorbereitest, steht im Artikel Bankgespräch für die GmbH vorbereiten. Den Zusammenhang zwischen Gewinn und Liquidität erklärt der Artikel zur Cashflow-Planung.

Eine klare Grenze: Der Wochenplan ist eine Vorschau für die Steuerung, keine Prüfung auf Zahlungsunfähigkeit. Sobald Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung möglich sind, brauchst du eine taggenaue Liquiditätsbetrachtung und spezialisierte rechtliche Beratung, und zwar sofort. Für den Insolvenzantrag gelten Höchstfristen von drei Wochen bei Zahlungsunfähigkeit und sechs Wochen bei Überschuldung. Das sind Obergrenzen, keine Bedenkzeit.

Ausführlicher in meinem Buch „Der Inhaber-Geschäftsführer“, Kapitel 6 „Liquiditätsplanung, die 13-Wochen-Disziplin“ und Kapitel 8 „Liquidität in der Krise, wenn das Konto kippt“. Zum Buch

13-Wochen-Liquiditätsplan: Aufbau, Beispiel und Vorlage