Der Prüfbericht
Oben stehen die Befunde nach Schwere und das Jahresergebnis vor und nach allen Buchungsvorschlägen. Das ist die Zahl, die im ersten Gespräch zählt. Darunter folgen die Befunde im Einzelnen, die Rückfragen, die Abdeckung aller Regeln, Bilanz und GuV mit Vorjahr und das Protokoll.
- Befund: Regel, Schwere, Konto, Betrag, Beleg, Rechtsquelle. Aufgeklappt siehst du den Buchungsvorschlag und wer den Befund klärt: der Mandant über eine Rückfrage oder die Kanzlei selbst.
- Einschränkungen: Steht oben ein rot umrandeter Kasten, gilt er für den ganzen Lauf. Etwa wenn Konten keinem Posten zugeordnet werden konnten oder nur eine Saldenliste vorlag. Lies ihn zuerst.
- Protokoll: Je Regel Version, Rechtsquelle und Status. Dazu der SHA-256-Fingerabdruck jeder Eingabedatei. Damit lässt sich der Lauf später genau wiederholen.
Den Bericht gibt es als HTML-Datei zum Durcharbeiten und als PDF für die Akte. Die HTML-Datei läuft ohne Netz in jedem Browser.
Rückfragen an den Mandanten
Für jede Regel, die nur der Mandant beantworten kann, formuliert Abschlussfest eine Rückfrage: was geklärt werden muss, welche Posten betroffen sind und welche Unterlagen fehlen. Die Befunde einer Regel stehen gebündelt in einer Frage. Acht Regeln klärt die Kanzlei selbst, etwa AfA-Lauf oder Umsatzsteuer-Verprobung; sie tauchen in den Rückfragen nicht auf.
Du kopierst den Text in deine E-Mail oder dein Mandantenportal. Lies ihn vorher: Nicht jeder Befund braucht eine Rückfrage, und du kennst den Mandanten. Die Rückfragen sind in der Sie-Form geschrieben, weil sie von der Kanzlei an den Mandanten gehen.
Antworten des Mandanten einlesen
Zu jedem Lauf gibt es die Rückfragen auch als Excel-Datei für den Mandanten, in Sie-Form und mit deinem Auftritt im Kopf. Der Mandant trägt nur in die grünen Spalten „Antwort“ und „Unterlage beigefügt“ ein, der Rest ist geschützt. Kommt die Datei zurück, legst du sie unter „Prüfen“ bei „Antworten des Mandanten einlesen“ zusammen mit dem Arbeitspapier des Laufs ab. Abschlussfest schreibt daraus ein neues Arbeitspapier: Die Antworten stehen in der Notiz des passenden Befunds, der Status wird „Antwort liegt vor“. Was schon „geklärt“ oder „gebucht“ ist, bleibt so. Eine Datei aus einem anderen Lauf lehnt Abschlussfest ab.
Das Arbeitspapier
Die Excel-Mappe ist zum Abarbeiten gedacht. Im Blatt „Befunde“ trägst du je Zeile Status, Bearbeiter, Datum und Notiz ein; die hellgrünen Spalten sind die Eingabefelder, der Status ist eine Auswahl von „offen“ bis „gebucht“. Das Blatt „Rückfragen“ hält fest, wann eine Frage rausging und wann die Antwort kam. Im Blatt „Buchungsvorschläge“ setzt du die Freigabe je Vorschlag auf ja oder nein.
Vorschläge zurück in DATEV
- Im HTML-Bericht einen Befund aufklappen und „Übernehmen“ oder „Verwerfen“ wählen.
- Unten erscheint die Leiste mit der Zahl der übernommenen Vorschläge. „Als DATEV-Stapel exportieren“ speichert eine Datei
EXTF_Vorschlaege_JJJJ.csv. - Die Datei importierst du wie jeden Buchungsstapel und prüfst sie dort vor dem Festschreiben. Der Stapel ist nicht festgeschrieben.
DATEV prüft beim Import, ob Berater- und Mandantennummer im Kopf des Stapels zum Mandanten passen. Kam deine Prüfung aus einem DATEV-Buchungsstapel, übernimmt der Export diese Nummern, das Wirtschaftsjahr, die Sachkontenlänge und den Kontenrahmen aus deiner Datei. Kam sie aus einem Journal oder einer Saldenliste, stehen dort Platzhalter (1001 und 1), und die Leiste zeigt „Kopf mit Platzhaltern“. Dann trägst du die Nummern vor dem Import ein: erste Zeile, elftes und zwölftes Feld, in jedem Texteditor.
Abschlussfest bucht nie selbst. Jede Buchung durchläuft deine Freigabe und deinen Import. Die Belegnummern der Vorschläge beginnen mit PRF-, der Buchungstext nennt die Regel.
Dein Auftritt
Unter „Dein Auftritt“ trägst du Name, Farbe, Fußzeile und Logo ein. Sie stehen im Kopf von HTML- und PDF-Bericht und als Absender im Arbeitspapier. Das Logo wird in die Datei eingebettet, nicht nachgeladen. Der Kopf des Berichts ist dunkel, eine helle Fassung des Logos wirkt am besten.