Die kurze Antwort
Je mehr Einzelbuchungen, desto mehr Regeln. Mit einem Buchungsstapel oder Journal können alle 28 Regeln laufen, mit einer Saldenliste höchstens zwölf. Einige Regeln brauchen zusätzlich Begleitdateien oder Angaben. Den Dateinamen musst du nicht ändern: Abschlussfest erkennt jede Datei am Inhalt.
| Datei | Regeln | Wofür |
|---|---|---|
Buchungsstapel im DATEV-Format (Datei beginnt mit EXTF) | bis 28 | Das beste Format. Enthält Beleg, Datum, Gegenkonto, Steuerschlüssel, Leistungsdatum. |
| Buchungsjournal aus Lexware, Agenda, Sage oder Excel | bis 28 | Eine Zeile je Buchung mit Datum, Konto, Gegenkonto und Betrag. Der Bericht nennt, welche Felder dem Format fehlen. |
| Summen- und Saldenliste als CSV oder Excel | bis 12 | Bilanz, GuV und Abstimmungen. Allein laufen zwei Regeln, mit der Saldenliste des Vorjahres neun, mit allen Begleitdateien zwölf. Regeln, die einzelne Buchungen brauchen, stehen als übersprungen im Protokoll. |
Lege den Januar des Folgejahres dazu, wenn du ihn hast. Ohne ihn findet die Regel „Rechnung Dezember im Januar gebucht“ nichts, weil sie genau dort sucht.
DATEV
In DATEV Kanzlei-Rechnungswesen heißt der Weg „Buchungsstapel und Stammdaten im DATEV-Format exportieren“ (DATEV-Hilfe-Dokument 1036541). Exportiere die Buchungsstapel des Wirtschaftsjahres und, falls schon gebucht, den Januar des Folgejahres. Es entstehen CSV-Dateien, deren erste Zeile mit EXTF beginnt. Genau die liest Abschlussfest; es erkennt Kontenrahmen, Sachkontenlänge und Wirtschaftsjahr aus der Datei.
Eine Summen- und Saldenliste aus DATEV geht ebenfalls, auch als Jahresübersicht mit einer Spalte je Monat. Liegt die Liste des Vorjahres daneben und steht das Jahr im Dateinamen, nimmt Abschlussfest die Vorjahreszahlen daraus.
Lexware Office, sevdesk und andere Online-Buchhaltungen
Die meisten Online-Programme haben einen DATEV-Export für die Kanzlei. Dessen CSV-Datei ist in der Regel ein Buchungsstapel im DATEV-Format und damit der beste Weg.
- Lexware Office: Einstellungen, Export, dort der Export für Buchungsstapel ohne Belegbilder. Zeitraum: das ganze Jahr. Berater- und Mandantennummer kannst du bei der Kanzlei erfragen. Für die Prüfung braucht Abschlussfest sie nicht; sollen Vorschläge zurück nach DATEV, müssen sie stimmen.
- sevdesk: Steuer, Mein Steuerberater, dort der Datei-Export als CSV und ZIP. Das ZIP kannst du als Ganzes ablegen: Abschlussfest nimmt die CSV-Dateien heraus und lässt die Belegbilder liegen.
Menüs ändern sich mit den Versionen. Wenn ein Punkt anders heißt: Gesucht ist der Export, den du sonst an die Kanzlei schickst.
Lexware buchhaltung, Agenda, ADDISON, Sage
Entweder der DATEV-Export des Programms oder ein Buchungsjournal als CSV. Ein Journal braucht je Zeile mindestens Datum, Konto, Gegenkonto und Betrag, dazu am besten Belegnummer, Buchungstext und Steuerschlüssel. Abschlussfest erkennt Spaltennamen, Zahlenformat, Trennzeichen und Zeichensatz selbst, auch Soll- und Haben-Spalten statt eines Vorzeichens.
Excel
Leg die Excel-Datei (.xlsx) einfach ab. Jedes sichtbare Blatt wird wie eine eigene CSV gelesen, ausgeblendete Blätter bleiben außen vor. Gebraucht wird eine Zeile Überschrift, dann eine Zeile je Buchung oder je Konto. Leerzeilen, Summenzeilen und ein Titel über der Tabelle stören nicht. Alte .xls-Dateien liest Abschlussfest nicht; die speicherst du in Excel als .xlsx oder CSV.
Wenn eine Datei nicht erkannt wird
Abschlussfest sagt in der Dateiliste, warum. Häufig ist es eine Datei, die gar keine Buchhaltung enthält, oder eine Tabelle ohne Überschriftenzeile. Du kannst die Rolle jeder Datei in der Liste auch von Hand setzen. Zwei Saldenlisten ohne Jahr im Namen sind nicht zu unterscheiden; dann hilft es, das Jahr in den Dateinamen zu schreiben.